Questions-réponses sur les documents
Posez des questions sur les documents constitutifs de votre copropriété et obtenez des réponses instantanées et exactes, avec des citations de source.
Avant de commencer : téléversez vos documents
L’IA ne peut répondre qu’aux questions portant sur des documents déjà téléversés dans PorchQ. Avant que vous ou vos résidents puissiez poser des questions comme « Puis-je installer une clôture ? », les documents constitutifs de votre copropriété doivent être téléversés et indexés.
Étape 1 : Téléverser les documents (conseil / gestionnaire)
- Allez dans Documents et formulaires dans la barre latérale de votre propriété
- Cliquez sur Téléverser ou glissez-déposez des fichiers
- Téléversez les documents constitutifs de votre copropriété :
- Déclaration de copropriété (CC&Rs)
- Règlements
- Règles et règlements
- Lignes directrices architecturales
- Politiques relatives aux animaux
- Règles de stationnement
- Tout autre document de politique
Étape 2 : Attendre l’indexation
Après le téléversement, les documents sont traités automatiquement :
- Extraction du texte — le système lit le contenu du document
- Découpage — le contenu est divisé en sections consultables
- Indexation — les sections sont indexées pour la recherche par l’IA
Cela prend généralement quelques minutes. Vous pouvez consulter le statut d’indexation de chaque document.
Étape 3 : L’IA est prête
Lorsque les documents affichent le statut « Indexé », l’IA peut répondre aux questions à leur sujet. Les membres du conseil et les résidents peuvent alors poser des questions par l’assistant IA.
Fonctionnement
- Vous posez une question en langage courant
- L’IA cherche dans vos documents indexés au moyen d’une recherche sémantique
- L’IA génère une réponse à partir des sections pertinentes
- Les sources sont citées afin que vous puissiez vérifier l’information
Poser une question avec des pièces jointes
Les membres du conseil et les gestionnaires peuvent joindre un fichier directement dans le compositeur de l’assistant IA lorsqu’ils veulent une réponse à partir d’un document précis ou l’examen d’une image précise.
- Ouvrez Assistant IA
- Cliquez sur + dans le compositeur
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers pris en charge
- Indiquez ce que l’IA doit examiner
- Retirez les pastilles de pièces jointes que vous ne voulez pas inclure avant d’envoyer
Les types de pièces jointes pris en charge dans le clavardage sont PDF, Word, Excel, texte, JPEG, PNG et GIF. Chaque fichier peut aller jusqu’à 25 Mo. PorchQ enregistre les documents joints comme documents de conversation masqués et les indexe avant de répondre.
Les images jointes sont traitées autrement. PorchQ envoie les images prises en charge directement à l’assistant IA pour examen ; une réponse fondée uniquement sur une image peut décrire ce qui est visible ou résumer le texte lisible, sans afficher les mêmes citations de source que les réponses tirées de documents indexés.
Les résidents ne peuvent pas téléverser de nouvelles pièces jointes dans le clavardage. Ils peuvent poser des questions sur les documents que leur conseil a rendus visibles aux résidents.
Exemples de questions
Voici des questions que vous pouvez poser au sujet des documents de votre copropriété :
Règles et restrictions
- « Puis-je installer une clôture dans ma cour arrière ? »
- « Les locations à court terme comme Airbnb sont-elles permises ? »
- « Quels animaux sont autorisés dans la copropriété ? »
- « Puis-je stationner mon VR dans l’entrée ? »
- « Les antennes paraboliques sont-elles permises ? »
Commodités et installations
- « Quelles sont les heures de la piscine ? »
- « Comment réserver la salle communautaire ? »
- « Quelle est la politique des invités pour les commodités ? »
- « Y a-t-il des heures de silence dans les espaces communs ? »
Processus et procédures
- « Quel est le processus d’approbation architecturale ? »
- « Comment soumettre une demande de modification ? »
- « Que se passe-t-il si je contrevins à une règle ? »
- « Comment les charges de copropriété sont-elles déterminées ? »
- « Quand ont lieu les assemblées du conseil ? »
Finances
- « Que couvrent mes charges de copropriété ? »
- « Y a-t-il des cotisations spéciales ? »
- « Quelle est la politique de frais de retard ? »
Indexation des documents
Pour que les questions-réponses fonctionnent, vos documents doivent être indexés. Cela se fait automatiquement au téléversement.
Statut d’indexation
Les documents peuvent avoir ces statuts :
- En attente — en file d’attente
- En cours — indexation en cours
- Indexé — prêt pour la recherche par l’IA
- Échec — une erreur s’est produite pendant l’indexation
Types de documents pris en charge
L’IA peut indexer et chercher :
- Fichiers PDF (fondés sur du texte, pas des images numérisées)
- Documents Word (.doc, .docx)
- Feuilles de calcul Excel (.xls, .xlsx)
- Fichiers texte (.txt)
Les images jointes au clavardage ne sont pas indexées pour la recherche documentaire. Les images JPEG, PNG et GIF peuvent tout de même être examinées directement depuis le compositeur de l’assistant IA.
Conseils pour une meilleure indexation
- Utilisez des PDF textuels — les documents numérisés sans ROC peuvent mal s’indexer
- Mise en forme claire — les documents bien structurés donnent de meilleurs résultats de recherche
- Titres descriptifs — nommez clairement vos documents (p. ex. « Déclaration 2024 » et non « Document1 »)
Comprendre les réponses
Citations de source
Chaque réponse inclut des citations indiquant les documents d’où provient l’information. Cliquez sur une source pour ouvrir le document original.
Lorsqu’aucune réponse n’est trouvée
Si l’IA ne trouve pas d’information pertinente, elle vous le dira. Cela peut signifier :
- L’information n’est pas dans vos documents indexés
- Vous devez téléverser d’autres documents
- Essayez de reformuler votre question
Confidentialité et sécurité
- Vos documents sont stockés de façon sécurisée et accessibles seulement à votre copropriété
- Les requêtes IA sont traitées avec un chiffrement conforme aux normes de l’industrie
- Le contenu des documents n’est pas utilisé pour entraîner des modèles d’IA