Notes de réunion et mises à jour de politiques

Téléversez les notes d’une assemblée du conseil : l’IA les analyse, repère les décisions importantes et propose des mises à jour de vos documents constitutifs.

Fonctionnement

1. Téléversez ou collez vos notes de réunion
2. L’IA analyse le contenu pour y trouver les décisions et les actions
3. L’IA identifie les documents qui pourraient devoir être mis à jour
4. L’IA génère des suggestions de modifications précises, avec justification
5. Vous examinez et approuvez (ou refusez) chaque suggestion

Téléverser des notes de réunion

Depuis l’assistant IA

1. Allez dans Assistant IA (premier élément de votre barre latérale)
2. Cliquez sur le bouton + ou utilisez l’icône de pièce jointe
3. Téléversez un PDF, un document Word, une feuille de calcul, une image ou un fichier texte
4. Ou collez vos notes directement dans le champ de saisie
5. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur Envoyer

Formats pris en charge

• Fichiers PDF — validés et réparés automatiquement au besoin
• Documents Word (.doc, .docx)
• Feuilles de calcul (.xls, .xlsx)
• Fichiers texte (.txt)
• Texte brut (collé directement)
• Images (.jpg, .jpeg, .png, .gif)

Conseils pour les PDF

PorchQ valide et répare automatiquement les PDF corrompus. Si votre PDF pose problème :

• Réexportez-le depuis le document d’origine (Word, Google Docs, etc.)
• Utilisez « Enregistrer au format PDF » plutôt que « Imprimer au format PDF »
• Ou collez le texte directement dans la zone de message

Étapes de traitement

Après l’envoi, vos notes de réunion passent par ces étapes :

Statut	Description
Validation	Vérification de l’intégrité du fichier (PDF seulement, ~1 seconde)
En attente	En file d’attente
Traitement	L’IA analyse le contenu
Traité	Analyse terminée, suggestions prêtes
Échec	Une erreur s’est produite (voir le dépannage ci-dessous)

Validation des fichiers (PDF)

Lorsque vous téléversez un PDF, PorchQ :

1. Valide la structure du fichier et cherche les problèmes courants
2. Répare les PDF corrompus lorsque c’est possible (avec Ghostscript)
3. Extrait le texte pour l’analyse par l’IA
4. Passe au ROC si l’extraction de texte échoue

Cela prend généralement moins d’une seconde pour un PDF valide, ou 1 à 3 secondes pour un fichier corrompu qui doit être réparé.

Suggestions de mise à jour de documents

Lorsque l’IA repère des mises à jour possibles, elle crée des suggestions qui incluent :

Ce qui est inclus

• Document cible — le document à mettre à jour
• Référence de section — la section ou la clause visée
• Résumé — brève description de la modification proposée
• Modifications recommandées — détail des mises à jour proposées
• Justification — pourquoi cette modification est recommandée
• Score de confiance — le degré de confiance de l’IA dans la suggestion

Passer à l’action

Pour chaque suggestion, vous pouvez :

• Accepter — appliquer les modifications pour créer une nouvelle version du document
• Refuser — décliner la suggestion (et, au besoin, fournir un commentaire)
• Discuter — poser des questions de suivi sur la suggestion

Suivis conversationnels

L’IA conserve le contexte de vos notes de réunion. Vous pouvez envoyer des messages de suivi pour :

• Demander des précisions sur les suggestions
• Demander une autre formulation
• Fournir un contexte supplémentaire
• Poser des questions de suivi

Exemples de suivis :

• « Pouvez-vous expliquer pourquoi vous avez proposé cette modification ? »
• « Et si nous voulions conserver l’ancienne politique pour les membres existants ? »
• « Pouvez-vous rendre le libellé moins formel ? »

Paramètre Mémoire

Utilisez l’interrupteur Mémoire pour contrôler le contexte de la conversation :

• Mémoire activée : l’IA se souvient des messages précédents de cette conversation
• Mémoire désactivée : chaque message est traité indépendamment

Le paramètre Mémoire apparaît dans l’en-tête de l’espace Notes de réunion.

Fournir une rétroaction

Aidez à améliorer les réponses de l’IA en utilisant les boutons de rétroaction sur chaque réponse :

• Pouce vers le haut : la réponse était utile
• Pouce vers le bas : la réponse n’était pas utile ou était incorrecte

Votre rétroaction aide à améliorer la précision de l’IA au fil du temps.

Cas d’utilisation courants

Procès-verbaux

Téléversez des notes brutes pour obtenir un procès-verbal propre et mis en forme.

Essayez : « Résumez ces notes en un procès-verbal officiel »

Mises à jour de politiques

L’IA propose des modifications précises à partir des décisions du conseil.

Exemple : si vos notes mentionnent « Le conseil a voté pour prolonger les heures de la piscine jusqu’à 22 h », l’IA proposera de mettre à jour le document des règles de la piscine.

Amendements aux règlements

Lorsque le conseil vote des changements de règles, l’IA identifie les règlements à mettre à jour et propose un libellé précis.

Nouvelles politiques

Demandez à l’IA de rédiger de nouvelles politiques à partir de zéro.

Essayez : « Rédigez une politique pour les bornes de recharge de VE selon les pratiques habituelles des copropriétés »

Communications

Générez des infolettres ou des annonces à partir des décisions récentes.

Essayez : « Rédigez un courriel aux résidents annonçant les nouvelles règles de stationnement des invités »

Dépannage

Problèmes de téléversement PDF

Si une erreur survient au téléversement d’un PDF, le système vous indiquera :

• Ce qui s’est passé (en langage courant)
• Les prochaines étapes suggérées (solutions concrètes)
• Les détails techniques (dépliables pour plus d’information)

Erreurs PDF courantes

« Le PDF est corrompu ou incomplet »

• Le fichier PDF est endommagé ou n’a pas été enregistré correctement
• Solution : réexportez le PDF depuis votre document d’origine
• Autre option : utilisez « Enregistrer au format PDF » plutôt que « Imprimer au format PDF »
• Correctif rapide : copiez et collez le texte directement

« Le PDF est protégé par un mot de passe »

• Le fichier a un chiffrement ou une protection par mot de passe
• Solution : ouvrez le PDF et utilisez « Enregistrer sous » pour créer une copie non protégée
• Autre option : collez le texte manuellement

« Le fichier est trop petit pour être valide »

• Le fichier semble vide ou corrompu
• Solution : vérifiez que vous avez téléversé le bon fichier
• Confirmez que le fichier s’ouvre dans un lecteur PDF

« Le PDF utilise des fonctions non prises en charge »

• Le format PDF est très ancien ou utilise des fonctions peu courantes
• Solution : réenregistrez avec le mode de compatibilité activé
• Autre option : enregistrez en DOCX ou collez le texte directement

Bonnes pratiques de téléversement

Pour de meilleurs résultats :

• Utilisez des exportateurs PDF modernes (Google Docs, Microsoft Word, Adobe)
• Préférez « Enregistrer au format PDF » à « Imprimer au format PDF »
• Testez l’ouverture du fichier dans un lecteur PDF avant de le téléverser
• Gardez les pièces jointes de l’assistant IA sous 25 Mo
• Utilisez des PDF textuels (pas des images numérisées) lorsque c’est possible

Vous avez encore des difficultés ?

Si le problème persiste :

1. Essayez de téléverser un document Word (.docx) à la place
2. Copiez et collez le texte directement dans la zone de message
3. Communiquez avec le soutien en indiquant les détails du fichier affichés dans le message d’erreur

Récupération rapide

Si un PDF ne se téléverse pas, le message d’erreur affiche une section « Quoi essayer ensuite » avec des actions adaptées à votre situation. La plupart des problèmes se règlent en réexportant ou en collant le texte directement.