Conseils et bonnes pratiques

Tirez le meilleur parti des fonctions d’IA de PorchQ grâce à ces conseils et bonnes pratiques.

Poser de meilleures questions

Utiliser les commandes du compositeur

Avant d’envoyer, utilisez la barre d’outils sous le compositeur pour orienter la réponse :

• Mode : demander une réponse, rédiger une communication, résumer un document ou créer un plan d’action
• Destinataire : indiquer si la réponse s’adresse au conseil, aux résidents, à un gestionnaire ou à un fournisseur
• Ton : choisir un libellé clair, amical, officiel ou ferme
• Niveau de détail : demander les prochaines étapes, des citations, les risques, un libellé en langage courant, ou qui contacter
• Contexte et invites : consulter les documents indexés, partir d’un document récent, ou choisir une invite réutilisable

Ces commandes sont ajoutées à la requête de l’assistant comme contexte : vous n’avez pas à les répéter dans chaque invite.

Soyez précis

Plutôt que des questions vagues, précisez ce que vous voulez savoir.

Au lieu de…	Essayez…
« Parlez-moi des clôtures »	« Puis-je installer une clôture de bois de 1,80 m dans ma cour arrière ? »
« Règles de la piscine »	« Quelles sont les politiques des invités et les heures de la piscine ? »
« Stationnement »	« Puis-je stationner ma remorque à bateau dans l’entrée ? »

Utilisez un langage naturel

Posez vos questions comme vous les poseriez à un voisin. L’IA comprend le langage conversationnel.

Bons exemples :

• « Que dois-je faire pour ajouter un cabanon dans ma cour arrière ? »
• « Puis-je exercer une activité à domicile ? »
• « Quel préavis dois-je donner pour une grande fête ? »

Posez des questions de suivi

Si la première réponse n’est pas tout à fait ce dont vous avez besoin, posez des questions de suivi. L’IA se souvient du contexte.

Exemple de conversation :

1. « Quel est le processus d’examen architectural ? »
2. « Combien de temps prend habituellement l’approbation ? »
3. « Que se passe-t-il si ma demande est refusée ? »

Utilisez les actions suivantes suggérées

Après une réponse, PorchQ peut proposer des suivis pratiques. Utilisez-les pour transformer rapidement une réponse en message aux résidents, en liste de vérification pour le conseil, en recherche de documents connexes ou en plan d’action.

Joignez les bons fichiers

Les membres du conseil et les gestionnaires peuvent joindre des fichiers avec le bouton + du compositeur. Utilisez les pièces jointes lorsque la question dépend d’un document précis qui n’est peut-être pas déjà indexé, ou lorsque vous voulez que l’assistant se concentre sur un seul fichier.

Pièces jointes de clavardage prises en charge : fichiers PDF, Word, Excel, texte, JPEG, PNG et GIF jusqu’à 25 Mo.

Utilisez les pièces jointes documentaires lorsque vous avez besoin d’une recherche indexée et de citations. Utilisez les images lorsque vous voulez que l’assistant décrive ou résume ce qui est visible dans une capture d’écran ou une photo.

De meilleures notes de réunion

Structurez vos notes

Des notes bien organisées produisent de meilleures suggestions de l’IA.

Bonne structure :

Date de la réunion : 15 janvier 2025
Présences : membres du conseil présents

POINT 1 : Prolongation des heures de la piscine
- Discussion : les résidents ont demandé des heures d’été prolongées
- Motion : prolonger les heures de la piscine jusqu’à 22 h pendant l’été
- Vote : adoptée 4-1

POINT 2 : Stationnement des invités
- Discussion : préoccupations concernant le stationnement des invités pendant la nuit
- Motion : limiter le stationnement des invités à 72 heures sans permis
- Vote : adoptée à l’unanimité

Incluez les détails importants

L’IA cherche :

• Motions et votes — qu’est-ce qui a été décidé ?
• Changements de politiques — quelles règles changent ?
• Actions — qui doit faire quoi ?
• Dates et échéances — quand les changements prennent-ils effet ?

Soyez clair sur les résultats

Indiquez explicitement ce qui a été adopté, refusé ou reporté.

Clair : « La motion de prolonger les heures de la piscine jusqu’à 22 h a été adoptée 4-1 » Peu clair : « Nous avons parlé des heures de la piscine »

Examiner les suggestions de l’IA

Toujours vérifier

Les suggestions de l’IA sont des points de départ, pas des décisions finales. Toujours :

• Relire attentivement le libellé proposé
• Vérifier qu’il correspond à l’intention du conseil
• Chercher d’éventuelles conséquences imprévues
• Faire examiner les changements importants par un conseiller juridique

Fournir une rétroaction

Si une suggestion n’est pas tout à fait juste :

• Utilisez la fonction de réponse pour demander des modifications
• Précisez ce qui doit être ajusté
• L’IA affine sa proposition à partir de vos commentaires

Ne vous précipitez pas

Prenez le temps d’examiner chaque suggestion avant de l’accepter. Il est plus facile de modifier une suggestion que d’annuler une modification déjà acceptée.

Obtenir de meilleurs résultats

Regroupez les questions semblables

Si vous avez plusieurs questions liées, posez-les dans la même session afin de conserver le contexte.

Téléversez des documents complets

Indexez vos documents constitutifs au complet, pas seulement des extraits. L’IA a ainsi tout le contexte pour répondre.

Utilisez les invites rapides

Les invites rapides sont optimisées pour de bons résultats. Utilisez-les comme point de départ et adaptez-les au besoin.

Dépannage

« Je n’ai pas trouvé d’information pertinente »

• Vérifiez que vos documents sont indexés (le statut doit être « Indexé »)
• Essayez de reformuler votre question
• Assurez-vous que l’information existe réellement dans vos documents

Les suggestions ne correspondent pas à l’intention

• Ajoutez plus de contexte dans vos notes de réunion
• Utilisez des questions de suivi pour affiner les suggestions
• Soyez explicite sur ce que le conseil a décidé

Traitement lent

• Les gros documents prennent plus de temps à traiter
• Les notes de réunion complexes demandent plus d’analyse
• Vérifiez votre connexion Internet

Fonction Mémoire (notes de réunion)

L’espace Notes de réunion a un interrupteur Mémoire qui contrôle le contexte de conversation lorsque vous travaillez avec des notes de réunion :

• Mémoire activée — l’IA se souvient des messages précédents de la conversation
• Mémoire désactivée — chaque message est traité indépendamment

Quand activer la Mémoire :

• Questions en plusieurs parties sur les mêmes notes de réunion
• Discussions de suivi sur les suggestions
• Affinage des propositions de mise à jour de documents

Quand désactiver la Mémoire :

• Démarrer l’analyse d’autres notes de réunion
• Poser des questions sans lien
• Questions confidentielles

L’interrupteur Mémoire apparaît dans l’en-tête des Notes de réunion. L’assistant IA général conserve toujours le contexte de conversation dans une session de clavardage.

Fournir une rétroaction

Dans Notes de réunion, aidez à améliorer les réponses de l’IA avec les boutons de rétroaction :

• Pouce vers le haut — la réponse était utile et exacte
• Pouce vers le bas — la réponse n’était pas utile ou était incorrecte

Fournir une rétroaction aide l’IA à améliorer ses suggestions au fil du temps.