Migrer vers PorchQ
Passer à PorchQ est simple. La plupart des copropriétés terminent une migration complète en moins de deux heures. Ce guide explique ce qui est transféré, ce qui reste dans l’ancien système, et comment commencer.
Ce qui peut être migré
PorchQ permet d’importer les données les plus utiles à la gestion quotidienne d’une copropriété :
| Données | Migré ? | Comment |
|---|---|---|
| Noms et coordonnées des propriétaires | ✅ Oui | Importation CSV |
| Adresses des lots | ✅ Oui | Importation CSV |
| Adresses courriel | ✅ Oui | Importation CSV |
| Numéros de téléphone | ✅ Oui | Importation CSV |
| Documents de la copropriété (déclaration, règlements) | ✅ Oui | Téléversement manuel |
| Historique des paiements | ❌ Non | Reste dans votre ancien système |
| Infractions ouvertes | ❌ Non | À ressaisir manuellement au besoin |
| Historique des bons de travail | ❌ Non | Reste dans votre ancien système |
| Contacts des fournisseurs | ❌ Non | À ressaisir manuellement |
L’historique des paiements et les dossiers d’infraction restent dans votre système précédent, pour référence. Nous recommandons de garder votre ancien compte actif (en lecture seule si possible) pendant 90 jours après la migration.
Estimation du temps
Pour une petite copropriété typique (moins de 200 lots) :
- Exportation depuis votre ancien système : 10 à 20 minutes
- Mise en forme et nettoyage du CSV : 15 à 30 minutes
- Importation dans PorchQ : 5 minutes
- Invitation des propriétaires : 10 minutes
- Téléversement des documents et fin de la configuration : 20 à 30 minutes
Total : moins de 2 heures pour la plupart des copropriétés.
Les associations plus grandes (200 lots et plus) peuvent prendre plus de temps, selon la qualité des données exportées.
Ce que PorchQ importe
Lorsque vous lancez l’importation des propriétaires, PorchQ crée :
- Des fiches de lots pour chaque adresse de votre CSV
- Des profils de propriétaires liés à leur lot
- Des invitations en attente pour que les propriétaires activent leur compte
PorchQ n’envoie pas automatiquement les courriels d’invitation pendant l’importation. Vous contrôlez le moment où les invitations partent.
Ce qui reste dans l’ancien système
Certaines données ne se transfèrent tout simplement pas d’une plateforme de copropriété à une autre :
- Historique des paiements : vos dossiers financiers restent dans l’ancien système. Dans PorchQ, vous partez de la date de mise en service.
- Historique des infractions : les infractions ouvertes ou fermées ne sont pas importées. Ressaisissez les infractions actives manuellement après la migration.
- Bons de travail : les demandes d’entretien historiques restent dans votre système précédent.
- Renseignements sur les fournisseurs : ajoutez de nouveau vos fournisseurs et entrepreneurs préférés dans PorchQ.
Étapes de migration
- Exportez votre liste de propriétaires depuis votre plateforme actuelle (voir Depuis votre système actuel →)
- Mettez en forme le CSV selon le modèle d’importation PorchQ (voir Importation des propriétaires →)
- Importez le CSV dans PorchQ sous Résidents → Importer
- Téléversez les documents de la copropriété dans Documents et formulaires
- Terminez la configuration à l’aide de la liste de mise en route →
- Invitez les propriétaires lorsque vous êtes prêt à lancer le portail