Importation des propriétaires
PorchQ vous permet d’importer en lot votre liste de propriétaires à partir d’un fichier CSV. Cette page décrit le format requis, la définition des colonnes et la correction des erreurs d’importation courantes.
Avant de commencer
Vérifiez l’exactitude de votre exportation avant d’importer. Les lignes en double, les adresses courriel manquantes ou les numéros de lot mal formatés sont les causes les plus fréquentes d’erreurs d’importation.
Vous aurez besoin :
- d’un fichier CSV avec une ligne par propriétaire
- au minimum : une adresse de lot et un nom de propriétaire
- des adresses courriel fortement recommandées (requises pour les invitations au portail)
Format CSV
Colonnes obligatoires
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
unit_number | Identifiant du lot ou de l’unité | 101, Lot 42, B-204 |
street_address | Adresse complète du lot | 123 Oak Street |
first_name | Prénom du propriétaire | Jane |
last_name | Nom de famille du propriétaire | Smith |
Colonnes facultatives
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
email | Adresse courriel du propriétaire | jane@example.com |
phone | Numéro de téléphone principal | 555-867-5309 |
mailing_address | Adresse postale si elle diffère du lot | PO Box 100, Austin TX 78701 |
move_in_date | Date de prise de possession | 2022-06-15 |
unit_type | Type de lot pour les charges par palier | Single Family, Condo |
Règles de nommage des colonnes
- Les en-têtes de colonnes sont insensibles à la casse (
Unit_Number,unit_numberetUNIT_NUMBERfonctionnent tous) - Les colonnes supplémentaires de votre CSV sont ignorées
- L’ordre des colonnes n’a pas d’importance
Exemple de CSV
unit_number,street_address,first_name,last_name,email,phone,unit_type
101,123 Oak Street,Jane,Smith,jane.smith@example.com,555-100-1001,Condo
102,125 Oak Street,Robert,Johnson,rob.johnson@example.com,555-100-1002,Condo
103,127 Oak Street,Maria,Garcia,maria.garcia@example.com,,Condo
Lot 12,400 Elm Drive,David,Kim,david.kim@example.com,555-100-1004,Single Family
Lot 13,402 Elm Drive,Susan,Patel,susan.patel@example.com,555-100-1005,Single Family
Laissez les champs facultatifs vides plutôt que d’y mettre un texte de substitution comme « S. O. ». Les champs vides s’importent proprement ; un texte de substitution peut poser problème aux validateurs de format de téléphone.
Lancer l’importation
- Allez dans Résidents dans la barre latérale de votre propriété
- Cliquez sur Importer (coin supérieur droit)
- Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre CSV
- PorchQ affiche un aperçu des 5 premières lignes — confirmez que les colonnes sont correctes
- Cliquez sur Importer les propriétaires
- Un résumé indique combien d’enregistrements ont été créés, ignorés ou en erreur
Erreurs courantes et corrections
« Missing required column: unit_number »
L’en-tête de votre CSV n’inclut pas de colonne unit_number.
Correction : renommez la colonne dans votre CSV. Les noms équivalents courants provenant d’autres systèmes incluent Unit, Unit #, Lot, Address Unit ou Parcel. Renommez-les en unit_number.
« Row 14: email address is invalid »
Le courriel de cette ligne est mal formé (p. ex. @ manquant, espaces en trop ou texte de substitution).
Correction : ouvrez votre CSV dans un tableur, trouvez la ligne 14 et corrigez ou videz le champ courriel. Un courriel vide est valide ; un courriel mal formé ne l’est pas.
« Row 7: duplicate unit_number '101' »
Deux lignes partagent le même numéro de lot.
Correction : cherchez les doublons. Si un lot a deux propriétaires (p. ex. copropriétaires), utilisez des lignes distinctes avec des noms différents, mais la même adresse de lot. PorchQ les lie toutes deux au même lot.
« Row 22: street_address is blank »
La colonne d’adresse existe, mais elle est vide pour cette ligne.
Correction : remplissez l’adresse ou, si la ligne est un doublon ou une erreur, supprimez-la avant de réimporter.
L’importation a réussi, mais certaines lignes indiquent « skipped »
Les lignes ignorées étaient des doublons d’enregistrements déjà présents dans PorchQ (correspondance sur numéro de lot + courriel).
Correction : aucune action n’est nécessaire, sauf si les enregistrements existants sont incorrects. Les lignes ignorées n’écrasent pas les données existantes.
Après l’importation
Une fois l’importation terminée :
- Consultez Résidents pour confirmer que les enregistrements sont corrects
- Attribuez les types de lots si ce n’est pas déjà fait (utilisés pour les grilles de charges par palier)
- Lorsque vous êtes prêt, utilisez Inviter pour envoyer les courriels d’activation du portail à vos propriétaires
Voir Lancer le portail auprès des résidents → pour la suite.