Gestion des commodités

Configurez et gérez les commodités réservables de la copropriété. Contrôlez la disponibilité, les règles de réservation et les flux d’approbation pour les piscines, salles communautaires, courts de tennis et autres espaces partagés.

Créer une commodité

1. Allez dans Commodités dans votre portail du conseil
2. Cliquez sur Nouvelle commodité
3. Remplissez les détails :
   • Nom : identifiant clair (p. ex. « Piscine communautaire », « Salle communautaire »)
   • Catégorie : regrouper les commodités semblables (p. ex. « Loisirs », « Aires communes »)
   • Description : ce qui est inclus, les règles et les caractéristiques
   • Capacité : nombre maximal de personnes permises
   • Fuseau horaire : fuseau de la commodité (par défaut, celui de la propriété)
4. Configurez les règles de réservation (voir ci-dessous)
5. Cliquez sur Créer

Configuration des réservations

Délai de réservation

Définissez le préavis requis pour réserver :

• Délai minimum : réservation la plus rapprochée (p. ex. 24 heures avant)
• Cela évite les réservations de dernière minute qui ne peuvent pas être préparées

Exemple : un délai de 48 heures signifie que les résidents doivent réserver au moins 2 jours à l’avance.

Fenêtre d’annulation

Définissez l’échéance des annulations :

• Fenêtre d’annulation : heures avant la réservation pendant lesquelles les annulations sont permises
• Après cette fenêtre, les annulations peuvent ne plus être permises

Exemple : une fenêtre de 24 heures signifie que les résidents peuvent annuler jusqu’à 1 jour avant leur réservation.

Limites de capacité

Fixez l’occupation maximale :

• Aide à gérer la sécurité et le confort
• Les résidents peuvent devoir indiquer le nombre d’invités à la réservation
• Évite la surréservation aux heures de pointe

Flux d’approbation

Pour les commodités qui exigent l’approbation de la gestion :

1. Activez Approbation requise à la création de la commodité
2. Lorsque les résidents réservent, les demandes vont dans une file en attente
3. Examinez les demandes en attente dans votre tableau de bord Commodités
4. Pour chaque demande, vous pouvez :
   • Approuver : cliquez sur approuver pour confirmer la réservation
   • Refuser : ajoutez une note obligatoire expliquant la raison, puis refusez

Notifications des résidents

Les résidents reçoivent automatiquement un courriel lorsque leur réservation est :

• Approuvée : courriel de confirmation avec les détails de la réservation
• Refusée : notification avec votre note expliquant pourquoi

astuce

Fournissez toujours une note de refus claire et utile pour que les résidents comprennent la raison et puissent réserver de nouveau si c’est approprié.

Utilisez les flux d’approbation pour :

• Les commodités très demandées avec une disponibilité limitée
• Les espaces qui ont des exigences particulières ou des dépôts
• Les événements qui nécessitent une coordination du personnel

Périodes de blocage

Bloquez les moments où les commodités sont indisponibles :

1. Allez dans les paramètres de la commodité
2. Cliquez sur Ajouter une période de blocage
3. Définissez les dates et heures de début et de fin
4. Ajoutez une raison (facultatif, visible pour les résidents)
5. Enregistrez le blocage

Usages courants :

• Entretien prévu : nettoyage de piscine, réparations d’installations
• Événements privés : plages réservées au conseil, événements de la copropriété
• Fermetures saisonnières : fermeture hivernale de la piscine, fermetures de jours fériés
• Inspections : contrôles de sécurité, exigences de permis

Les périodes de blocage empêchent les réservations pendant ces moments et s’affichent au calendrier.

Activer et désactiver des commodités

Désactiver une commodité

Retirez temporairement une commodité des réservations :

1. Allez dans les paramètres de la commodité
2. Désactivez Actif
3. La commodité n’apparaîtra plus pour les nouvelles réservations

Les réservations existantes restent intactes. Utilisez la désactivation pour :

• Un entretien de longue durée
• Des fermetures saisonnières
• Un retrait permanent (avant la suppression)

Réactiver une commodité

Réactivez Actif pour permettre de nouveau les réservations.

Gérer les réservations

Consultez et gérez toutes les réservations :

Voir les réservations à venir

• Voyez toutes les réservations pour chaque commodité
• Filtrez par plage de dates
• Repérez les heures de pointe

Annuler une réservation

Au besoin, vous pouvez annuler les réservations des résidents :

1. Trouvez la réservation dans la liste
2. Sélectionnez Annuler
3. Avisez le résident au besoin

Tenez compte de la raison et de la communication lorsque vous annulez une réservation de résident.

Paramètres de fuseau horaire

Les heures de réservation s’affichent dans le fuseau horaire configuré de votre copropriété. Assurez-vous que le fuseau de la copropriété est correctement réglé dans Paramètres pour éviter la confusion chez les résidents.

Bonnes pratiques

• Fixez des délais réalistes : équilibrez les besoins de préparation et le confort des résidents
• Communiquez clairement les règles : incluez les consignes d’utilisation dans la description
• Planifiez les blocages à l’avance : programmez l’entretien pendant les périodes de faible demande
• Surveillez les habitudes d’utilisation : ajustez la capacité et les règles selon la demande réelle
• Répondez rapidement aux demandes d’approbation : ne laissez pas les résidents attendre
• Gardez les descriptions à jour : reflétez tout changement aux commodités ou aux règles