Documents et formulaires
Constituez la bibliothèque de documents de votre copropriété — déclaration de copropriété, règlements, budgets, procès-verbaux, formulaires et infolettres. Les documents que vous téléversez alimentent les réponses de l’assistant IA et peuvent être partagés avec les résidents en un clic.
Ce guide s’applique aux propriétaires et gestionnaires (personnel). Les résidents voient les documents partagés dans leur portail — voir le guide des résidents.
Téléverser un document
- Allez dans Documents dans votre portail du conseil
- Cliquez sur Téléverser un document
- Remplissez le formulaire :
- Titre : un nom clair (p. ex. « Procès-verbal du conseil – avril 2025 »)
- Catégorie : regroupement libre comme « Finances », « Documents constitutifs » ou « Formulaires » — les documents sont groupés par catégorie dans les vues du conseil et des résidents
- Description : résumez le contenu pour que les résidents sachent à quoi s’attendre
- Visibilité pour les résidents : activez Partager avec les résidents pour rendre le document visible dans le portail des résidents
- Fichier : PDF, images ou tableurs jusqu’à 25 Mo
- Enregistrez le téléversement
Si votre bibliothèque est vide, la page Documents vous invite d’abord à téléverser votre déclaration de copropriété, vos règlements ou vos règles. L’assistant IA indexe chaque téléversement immédiatement et répond aux questions des résidents et des membres du conseil — en citant les sections exactes qu’il utilise.
La bibliothèque de documents
Les documents téléversés sont groupés par catégorie, chacune affichant un tableau avec :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Titre | Nom et description du document |
| Téléversé | Date d’ajout |
| Téléversé par | Qui l’a ajouté |
| Type | Type de fichier |
Les documents partagés avec les résidents portent un badge vert Visible pour les résidents, pour voir d’un coup d’œil ce qui est public pour votre copropriété.
Consulter et télécharger
Cliquez sur un document pour ouvrir sa page de détail, où vous pouvez Télécharger le fichier et examiner ses renseignements.
Visibilité pour les résidents
Le basculeur Partager avec les résidents contrôle si un document apparaît dans le portail des résidents :
- Activé : les résidents le voient sous Documents, groupé selon votre catégorie, et peuvent le consulter ou le télécharger
- Désactivé : seuls les propriétaires et les gestionnaires le voient — utilisez cette option pour les brouillons, les finances sensibles ou les dossiers internes
Vous pouvez changer la visibilité à tout moment ; le portail des résidents se met à jour immédiatement.
Supprimer un document
Cliquez sur l’icône de suppression d’un document et confirmez. La suppression retire le document pour le personnel et pour les résidents, et ne peut pas être annulée.
Documents et assistant IA
Chaque document que vous téléversez est indexé pour les questions-réponses sur les documents. Le contrôle Contexte de l’assistant IA indique combien de documents sont indexés, en traitement ou en échec. Plus vous téléversez de documents constitutifs, meilleures sont les réponses de l’IA — pour le personnel et pour les résidents qui posent des questions sur les règles et les politiques.
Bonnes pratiques
- Utilisez des catégories cohérentes : « Finances », « Documents constitutifs », « Formulaires », « Infolettres » — les résidents voient les mêmes regroupements
- Rédigez des descriptions : une ligne de description évite aux résidents de télécharger le mauvais fichier
- Partagez généreusement, mais délibérément : par défaut, rendez les documents constitutifs et les formulaires visibles pour les résidents ; gardez les brouillons de travail internes
- Téléversez d’abord les documents constitutifs : ils sont le fondement de réponses IA utiles