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Gestion des votes

Créez et gérez les scrutins de la copropriété pour les motions, les élections et les amendements. Le système de vote de PorchQ favorise une gouvernance juste et transparente.

Créer un scrutin​

  1. Allez dans Votes dans votre portail du conseil
  2. Cliquez sur Nouveau scrutin
  3. Remplissez les détails du scrutin :
    • Titre : description claire de l’objet du vote
    • Description : contexte complet et tout renseignement à l’appui
    • Type de scrutin : Motion, Élection ou Amendement
  4. Ajoutez les options de vote
  5. Configurez les paramètres (voir ci-dessous)
  6. Enregistrez comme Brouillon ou Publiez immédiatement

Types de scrutin​

Motion​

Votes standard oui/non ou à choix multiples :

  • Approbations de budget
  • Cotisations spéciales de la copropriété
  • Changements de règles
  • Autorisations de projets

Élection​

Choisir des candidats pour des postes :

  • Élections au conseil
  • Choix des officiers
  • Nominations aux comités

Ajoutez chaque candidat comme option de vote avec son nom et une description facultative.

Amendement​

Votes sur des changements aux documents constitutifs :

  • Amendements aux règlements
  • Modifications à la déclaration de copropriété
  • Mises à jour des règles et règlements

Incluez le libellé précis qui change dans la description.

Configurer les options du scrutin​

Pour chaque scrutin, ajoutez les choix disponibles :

  1. Cliquez sur Ajouter une option
  2. Entrez le texte de l’option (p. ex. « Oui », « Non », « Nom du candidat »)
  3. Ajoutez une description facultative pour le contexte
  4. Répétez pour toutes les options

Pour les élections à plusieurs sièges, vous pouvez permettre aux électeurs de sélectionner plusieurs options.

Définir la période de vote​

Définissez l’ouverture et la clôture du vote :

  • Date de début : moment où les résidents peuvent commencer à voter
  • Date de fin : échéance pour soumettre les votes

Le scrutin s’ouvre et se ferme automatiquement aux heures indiquées, selon le fuseau horaire de votre copropriété.

Exigences de quorum​

Fixez la participation minimale requise pour un vote valide :

  1. Entrez le Pourcentage de quorum (p. ex. 50 %)
  2. Le système suit la participation en temps réel
  3. Vous pouvez voir si le quorum est atteint avant de finaliser

Si le quorum n’est pas atteint, le vote peut devoir être prolongé ou repris.

Vote anonyme​

Activez le vote anonyme lorsque :

  • La confidentialité est importante (sujets sensibles)
  • Vous souhaitez encourager des réponses honnêtes
  • Les documents constitutifs exigent un scrutin secret

Avec le vote anonyme :

  • Les votes individuels ne sont pas consignés par électeur
  • Seuls les résultats agrégés sont visibles
  • Le système garantit toujours un vote par membre admissible

Électeurs admissibles​

Précisez qui peut participer :

  • Tous les membres : chaque résident ayant accès au portail
  • Propriétaires seulement : propriétaires (exclure les locataires)
  • Rôles précis : admissibilité personnalisée selon les rôles d’adhésion

Les électeurs admissibles reçoivent une notification à l’ouverture du scrutin.

Flux de travail du scrutin​

Brouillon​

Créez et modifiez le scrutin avant qu’il soit visible pour les résidents. Utilisez les brouillons pour :

  • Préparer les scrutins à l’avance
  • Obtenir l’approbation du conseil sur le libellé
  • Relire les options avant de publier

Ouvert (publié)​

Lorsque vous publiez un scrutin :

  • Les électeurs admissibles reçoivent une notification
  • Le scrutin apparaît dans leur onglet Votes
  • Les votes peuvent être soumis jusqu’à la date de fin

Clos​

Après la date de fin :

  • Aucun nouveau vote n’est accepté
  • Les résultats sont calculés
  • Le scrutin attend la finalisation

Finalisé​

Lorsque vous finalisez les résultats :

  • Les résultats deviennent officiels
  • Les résidents peuvent consulter l’issue (si configuré)
  • Le scrutin est archivé

Consulter les résultats​

Pendant le vote :

  • Voyez les décomptes en temps réel (facultatif — peut rester masqué jusqu’à la clôture)
  • Suivez le pourcentage de participation
  • Surveillez le statut du quorum

Après la clôture du vote :

  • Consultez les résultats détaillés
  • Voyez la répartition des votes par option
  • Exportez les résultats pour les dossiers

Publier les résultats aux résidents​

Après la finalisation, vous pouvez :

  • Rendre les résultats visibles pour tous les résidents
  • Envoyer une annonce avec l’issue
  • Lier les résultats au procès-verbal de réunion

Bonnes pratiques​

  • Fournissez du contexte : donnez assez de renseignements pour un vote éclairé
  • Laissez un délai suffisant : donnez aux résidents assez de temps pour participer
  • Communiquez clairement : annoncez les scrutins par plusieurs canaux
  • Suivez vos règlements : assurez-vous que les procédures de vote correspondent aux documents constitutifs
  • Documentez les résultats : conservez des dossiers officiels de tous les votes et de leurs issues