Politique de frais de retard
Configurez des frais de retard automatiques pour les charges de la copropriété en souffrance. Les politiques de frais de retard aident à encourager les paiements à temps et à assurer une application juste et cohérente dans votre copropriété. Ces montants sont des frais de la copropriété, pas des tarifs de services PorchQ.
Comprendre les frais de retard
Une politique de frais de retard définit :
- Quand les frais s’appliquent (délai de grâce après l’échéance)
- Combien le frais représente (montant forfaitaire ou pourcentage)
- Limites sur le total des frais de retard par charge
- Notifications pour prévenir les résidents avant l’application des frais
Configurer votre politique
- Allez dans Paramètres dans votre portail du conseil
- Trouvez la section Frais de retard
- Configurez votre politique :
Activer ou désactiver
Activez ou désactivez la politique de frais de retard. Lorsqu’elle est désactivée, aucun frais de retard n’est appliqué automatiquement, quels que soient les autres réglages.
Délai de grâce
- Jours de délai de grâce : nombre de jours après l’échéance avant qu’un frais de retard soit appliqué
- Exemple : un délai de grâce de 5 jours signifie qu’une charge échue le 1er n’entraînera pas de frais de retard avant le 6.
Montant du frais
Choisissez comment calculer le frais de retard de la copropriété :
Frais forfaitaire
Un montant fixe en dollars, peu importe le montant de la charge.
- Montant du frais : le montant forfaitaire (p. ex. 25 $ de frais de la copropriété)
Frais en pourcentage
Un pourcentage du solde impayé.
- Montant du frais : le pourcentage à appliquer (p. ex. 5 %)
- Frais minimum : le frais de retard minimum facturé (p. ex. 10 $ minimum même si 5 % est moindre)
- Frais maximum : le frais de retard maximum facturé (p. ex. plafond de 100 $ même si 5 % est plus élevé)
Exemple de frais de retard de la copropriété :
| Montant de la charge | Type de frais | Taux | Min | Max | Frais de retard |
|---|---|---|---|---|---|
| 200 $ | Pourcentage | 5 % | 10 $ | 100 $ | 10 $ (5 % = 10 $) |
| 500 $ | Pourcentage | 5 % | 10 $ | 100 $ | 25 $ (5 % = 25 $) |
| 3 000 $ | Pourcentage | 5 % | 10 $ | 100 $ | 100 $ (plafonné) |
| 200 $ | Forfaitaire | 25 $ | - | - | 25 $ |
Ces montants illustrent des frais de retard de la copropriété. Ce ne sont pas des tarifs de services PorchQ.
Limites de frais
- Frais de retard max. par charge : limite le nombre de frais de retard pouvant s’appliquer à une seule charge
- Exemple : le fixer à 1 signifie un seul frais de retard par charge, même si elle reste impayée pendant des mois
Notifications
Aidez les résidents à éviter les frais de retard grâce à un préavis :
- Envoyer des notifications de retard : activer les rappels par courriel avant les frais de retard
- Jours de notification avant : nombre de jours avant le frais de retard pour envoyer le rappel
- Exemple : le fixer à 3 jours envoie un rappel 3 jours avant l’application du frais
Comment les frais de retard sont appliqués
Lorsqu’une politique de frais de retard est activée :
- Le système surveille toutes les charges impayées après leur échéance
- Après l’expiration du délai de grâce, un frais de retard est calculé
- Une nouvelle écriture de grand livre est créée pour le frais de retard
- Le frais de retard apparaît sur le relevé du résident
- Si les notifications sont activées, les résidents reçoivent un préavis
Bonnes pratiques
- Soyez transparent : communiquez votre politique de frais de retard aux résidents avant de la mettre en œuvre
- Utilisez des délais de grâce : donnez aux résidents un délai raisonnable pour payer avant l’application des frais
- Fixez des limites raisonnables : envisagez de plafonner les frais pour éviter une accumulation excessive
- Activez les notifications : aidez les résidents à éviter les frais grâce à des rappels anticipés
- Révisez régulièrement : assurez-vous que votre politique s’aligne sur vos documents constitutifs et la réglementation applicable
Les politiques de frais de retard doivent respecter les documents constitutifs de votre copropriété (déclaration de copropriété, règlements) et les lois applicables. Certaines administrations limitent les montants de frais de retard ou exigent des délais de préavis précis.
Fonctions connexes
- Grilles de charges — configurer les grilles récurrentes de charges de la copropriété
- Finances — consulter les écritures du grand livre, y compris les frais de retard