Grilles de charges

Configurez des grilles récurrentes pour générer automatiquement les charges de la copropriété. Les grilles de charges définissent le moment, la fréquence et les montants des cotisations et charges régulières de la copropriété. Ces montants sont les charges de la copropriété, pas les tarifs des services PorchQ.

Comprendre les grilles de charges

Une grille de charges définit :

• Quand les charges sont générées (fréquence et calendrier)
• Combien chaque résident paie (peut varier selon le type de lot)
• Pourquoi la charge est facturée (description)

Créer une grille de charges

1. Allez dans Grilles de charges dans votre portail du conseil
2. Cliquez sur Nouvelle grille de charges
3. Configurez la grille :

Renseignements de base

• Nom : nom descriptif (p. ex. « Charges mensuelles de la copropriété », « Cotisation trimestrielle »)
• Modèle de description de charge : texte qui apparaît sur les relevés des résidents (p. ex. Charge mensuelle – {{month}})

Calendrier

• Fréquence : à quelle fréquence les charges sont générées
  • Mensuelle
  • Trimestrielle
  • Annuelle
  • Semestrielle
• Jour du mois : jour de création des charges (1-28)
• Date d’entrée en vigueur : début de la grille
• Date de fin : fin de la grille (facultatif — laissez vide pour une grille continue)

Paliers de charges

Montants différents selon le type de lot (charges de la copropriété, pas des tarifs PorchQ) :

1. Cliquez sur Ajouter un palier
2. Sélectionnez le Type de lot (appartement, maison, condo, etc.)
3. Entrez le Montant de charge de la copropriété pour ce type de lot
4. Répétez pour chaque type de lot dont les charges diffèrent

Exemple de charges de la copropriété :

Type de lot	Montant mensuel (charges de la copropriété)
1 chambre	250 $
2 chambres	325 $
3 chambres	400 $

Ces montants illustrent des charges de la copropriété. Ce ne sont pas des tarifs de services PorchQ.

4. Cliquez sur Enregistrer

Gérer les grilles de charges

Modifier une grille

1. Trouvez la grille dans la liste
2. Cliquez sur Modifier
3. Mettez à jour les détails ou les paliers
4. Enregistrez les modifications

attention

Modifier une grille de charges n’affecte que les charges futures. Les charges passées ne sont pas modifiées.

Désactiver une grille

Si une grille de charges n’est plus nécessaire :

1. Cliquez sur Désactiver sur la grille
2. La grille cesse de générer de nouvelles charges
3. Les données historiques sont conservées

Désactivez une grille lorsque :

• Les montants des charges de la copropriété changent (créez une nouvelle grille avec les nouveaux montants plutôt que de modifier l’ancienne)
• Ce type de charge de la copropriété n’est plus utilisé
• Vous passez à une nouvelle structure de facturation des charges de la copropriété

Générer les charges

Les grilles génèrent automatiquement les charges de la copropriété selon la fréquence et le calendrier que vous avez définis. Lorsque les charges sont générées :

1. Le système repère toutes les adhésions actives
2. Il associe chaque résident à son type de lot
3. Il crée une écriture de grand livre avec le montant approprié
4. Il fixe la date d’échéance selon votre configuration

Vous pouvez aussi déclencher manuellement la génération des charges depuis la grille au besoin.

Bonnes pratiques

• Anticipez : configurez les grilles avant leur date d’entrée en vigueur
• Utilisez des noms clairs : rendez évident l’objet de chaque grille
• Documentez les changements : lorsque les montants des charges de la copropriété changent, désactivez l’ancienne grille et créez-en une nouvelle plutôt que de la modifier
• Révisez régulièrement : assurez-vous que les grilles correspondent à votre budget et à vos documents constitutifs
• Vérifiez les paliers : si vous avez différents types de lots, confirmez que le montant de chaque palier est exact