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Demandes d’entretien

Gérez les demandes d’entretien soumises par les résidents ou créées par le personnel. Suivez les bons de travail, assignez les fournisseurs et configurez les notifications depuis la page Entretien.

Consulter les demandes​

Allez dans Entretien dans votre portail du conseil pour voir toutes les demandes d’entretien. Chaque demande affiche :

  • Titre : brève description du problème
  • Statut : état actuel du flux de travail
  • Priorité : niveau d’urgence
  • Demandeur : qui a soumis la demande
  • Échéance SLA : délai cible de résolution
  • Dernière activité : dernière mise à jour de la demande

Filtrer et trier​

Filtrez les demandes par statut, priorité ou plage de dates pour vous concentrer sur ce qui demande de l’attention. Les demandes sont triées par dernière activité par défaut, ce qui garde les dossiers actifs en haut.

Statuts des demandes​

Les demandes d’entretien progressent selon ces statuts :

StatutDescription
OuverteNouvelle demande en attente d’action
En coursLe travail a commencé
PlanifiéeLe travail est prévu à une date future
RésolueLe problème a été traité et clôturé

Niveaux de priorité​

  • Élevée : problèmes urgents qui exigent une attention immédiate (p. ex. fuite d’eau, enjeu de sécurité)
  • Moyenne : important mais non critique (p. ex. panne d’appareil)
  • Faible : éléments non urgents (p. ex. réparations esthétiques, inconvénients mineurs)

Créer une demande​

Les membres du conseil peuvent créer des demandes d’entretien au nom des résidents ou pour des problèmes d’aires communes :

  1. Allez dans Entretien
  2. Cliquez sur Nouvelle demande
  3. Remplissez les détails :
    • Titre : description claire du problème
    • Statut : statut initial (généralement « Ouverte »)
    • Priorité : Élevée, Moyenne ou Faible
    • Demandeur : qui a signalé le problème (nom, courriel ou téléphone)
    • Assigné à : fournisseur ou membre du personnel responsable
    • Résumé : description détaillée du problème
    • Étiquettes : catégories pour l’organisation
  4. Cliquez sur Enregistrer

Gérer les demandes​

Mettre à jour une demande​

  1. Cliquez sur une demande pour l’ouvrir
  2. Mettez à jour le statut, la priorité, le responsable ou le résumé
  3. Enregistrez vos modifications

Lorsque vous changez le statut d’une demande soumise par un résident, le résident est automatiquement avisé si les notifications sont activées.

Assigner à des fournisseurs​

Entrez le nom du fournisseur ou du membre du personnel dans le champ Assigné à. Cela aide à suivre qui est responsable de chaque demande.

Suivi SLA​

Chaque demande a une date d’échéance SLA (accord de niveau de service) fondée sur les heures par défaut que vous avez configurées. Le SLA aide à assurer une résolution dans les délais :

  • Les demandes dépassant leur échéance SLA sont signalées
  • Le SLA est calculé à partir du moment où la demande a été signalée
  • Les heures SLA par défaut se configurent dans les paramètres

Paramètres d’entretien​

Configurez le traitement des demandes d’entretien dans votre copropriété :

  1. Allez dans Entretien
  2. Cliquez sur Paramètres (icône d’engrenage)
  3. Ajustez les options :

Heures SLA par défaut​

Définissez le délai cible de résolution pour les nouvelles demandes (en heures). Par exemple :

  • 24 heures pour les propriétés urgentes
  • 72 heures (3 jours) pour une réponse standard
  • 168 heures (7 jours) pour les copropriétés non urgentes

Notifications du personnel​

Contrôlez comment les membres du conseil et les gestionnaires sont avisés :

  • Notifications par courriel : recevoir un courriel lorsqu’une nouvelle demande est soumise
  • Notifications par texto : recevoir un texto pour les nouvelles demandes

Notifications des résidents​

Contrôlez comment les résidents sont avisés de leurs demandes :

  • Notifications par courriel : envoyer un courriel lorsque le statut de la demande change
  • Notifications par texto : envoyer un texto lorsque le statut de la demande change
astuce

Activez les notifications des résidents pour les tenir informés sans suivi manuel. Cela améliore la satisfaction et réduit les demandes de « où en est mon dossier ».

Demandes soumises par les résidents​

Lorsque les résidents soumettent des demandes d’entretien depuis leur portail :

  1. La demande apparaît dans votre liste Entretien avec le statut « Ouverte »
  2. Le personnel reçoit des notifications (si elles sont activées)
  3. Les photos jointes par le résident sont incluses
  4. Les coordonnées du résident sont saisies automatiquement

Répondre aux résidents​

À mesure que vous mettez à jour le statut de la demande, les résidents sont automatiquement avisés des changements. La notification comprend :

  • Le nouveau statut (En cours, Planifiée, Résolue)
  • Toute note que vous ajoutez

Bonnes pratiques​

  • Répondez rapidement : accusez réception des nouvelles demandes sans délai, même si la résolution prend du temps
  • Utilisez les priorités de façon cohérente : réservez « Élevée » aux vraies urgences
  • Suivez les fournisseurs : consignez toujours qui est assigné pour maintenir la responsabilité
  • Activez les notifications : tenez les résidents informés automatiquement
  • Fixez des SLA réalistes : équilibrez la réactivité et votre capacité
  • Ajoutez du contexte : utilisez le champ résumé pour documenter les constatations et les actions prises