Gestion des événements
Créez et gérez les événements de la copropriété pour tenir les résidents informés et engagés. Des réunions du conseil aux rassemblements sociaux, le système d’événements vous aide à communiquer les horaires et à suivre la participation.
Créer un événement
- Allez dans Événements dans votre portail du conseil
- Cliquez sur Nouvel événement
- Remplissez les détails de l’événement :
- Titre : un nom clair pour l’événement
- Description : précisions sur l’objet de l’événement
- Date et heure : moment de l’événement
- Lieu : où il se tiendra (facultatif)
- Configurez les paramètres de l’événement (voir ci-dessous)
- Cliquez sur Créer l’événement
Types d’événements
Choisissez le type approprié pour votre événement :
- Réunion : réunions du conseil, réunions de comité, assemblées annuelles
- Événement communautaire : rassemblements sociaux, fêtes, barbecues
- Entretien : entretien prévu, inspections, visites d’entrepreneurs
- Échéance de vote : dates de clôture de scrutin, échéances d’élection
- Autre : avis généraux ou événements divers
Les types d’événements aident les résidents à filtrer et à comprendre la nature de chaque événement.
Paramètres de visibilité
Contrôlez qui peut voir chaque événement :
Public
Visible pour tout le monde, y compris les non-résidents qui consultent les renseignements publics de la copropriété.
Membres seulement
Visible seulement pour les membres inscrits de la copropriété qui sont connectés.
Personnel seulement
Visible seulement pour les membres du conseil et les gestionnaires. Utilisez cette option pour les réunions de planification internes ou les discussions réservées au conseil.
Événements sur toute la journée
Activez Toute la journée pour les événements sans heures de début et de fin précises :
- Échéances de vote
- Avis destinés à toute la copropriété
- Observances de jours fériés
Les événements sur toute la journée apparaissent en haut de la journée au calendrier.
Modifier et annuler des événements
Modifier un événement
- Cliquez sur l’événement
- Sélectionnez Modifier
- Apportez vos changements
- Enregistrez l’événement mis à jour
Annuler un événement
- Cliquez sur l’événement
- Sélectionnez Supprimer ou Annuler
- Confirmez l’annulation
Envisagez d’envoyer une annonce séparée si de nombreux résidents prévoyaient d’y assister.
Synchronisation du calendrier pour les membres du conseil
Synchronisez tous les événements de la copropriété (y compris ceux réservés au personnel) vers votre calendrier personnel. En tant que membre du conseil, vous verrez des événements auxquels les résidents n’ont pas accès.
L’abonnement ICS au calendrier affiche les événements dans votre application de calendrier ; ce n’est pas une facturation PorchQ.
Configurer la synchronisation du calendrier →
Bonnes pratiques
- Soyez descriptif : donnez assez de détails pour que les résidents sachent à quoi s’attendre
- Réglez la visibilité avec soin : Personnel seulement pour les réunions internes, Membres seulement pour la plupart des événements de la copropriété
- Utilisez les types d’événements de façon cohérente : cela aide les résidents à filtrer et à trouver les événements pertinents
- Mettez à jour lorsque les plans changent : gardez les détails à jour pour éviter la confusion
- Anticipez : créez les événements tôt pour que les résidents puissent organiser leur horaire
- Encouragez la synchronisation du calendrier : rappelez aux résidents qu’ils peuvent s’abonner aux événements de la copropriété dans leur application de calendrier. Cet abonnement ICS n’est pas une facturation PorchQ.