Communications
Gérez les conversations privées avec les résidents depuis une seule boîte de réception. Les fils Communications sont individuels avec un résident, livrés par courriel autant que dans le portail, et suivis avec des statuts, des priorités et des attributions.
Ce guide s’applique aux propriétaires et gestionnaires (personnel). Les résidents voient les mêmes conversations dans leur portail sous Messages — voir le guide des résidents.
La boîte de réception Communications
Allez dans Communications dans votre portail du conseil. Le haut de la page affiche quatre tuiles récapitulatives :
- Conversations actives — total des conversations dans la vue actuelle
- Messages entrants non lus — fils avec des messages de résidents que vous n’avez pas lus
- Non attribuées — fils ouverts sans gestionnaire assigné
- Problèmes de livraison — fils dont un courriel a rebondi ou échoué
Filtrer la boîte de réception
Utilisez la carte Filtrer la boîte de réception pour restreindre la liste :
- Rechercher dans l’objet — trouver des fils par texte d’objet
- Statut — Ouverte, En attente, Résolue ou Archivée
- Type — Direct, Entretien, Suivi d’annonce ou Système
- Responsable — « Attribuées à moi » ou « Non attribuées »
- Livraison — « À traiter » affiche les fils dont le courriel a rebondi ou échoué
Cliquez sur Appliquer pour filtrer. Chaque fil de la boîte de réception affiche son objet, un aperçu du dernier message, le nombre de non-lus et les badges de statut. Un badge rouge Livraison signifie qu’au moins un courriel aux participants de ce fil a échoué.
Démarrer une conversation
Utilisez la carte Démarrer une conversation pour ouvrir un fil privé avec un résident, aussi joignable par réponse courriel :
- Entrez un Objet
- Sélectionnez le résident dans le menu déroulant
- Choisissez une priorité : Faible, Normale, Élevée ou Urgente
- Rédigez votre message
- Cliquez sur Envoyer
Le résident reçoit un courriel avec votre message et un lien vers le fil dans son portail. Si votre copropriété a configuré des adresses de réponse, il peut aussi répondre directement depuis son client de courriel.
Utiliser l’assistant IA
Le formulaire de nouvelle conversation et la zone de réponse comprennent tous deux un panneau Assistant IA. Tapez une consigne (par exemple : « rappelle-leur que la piscine ferme vendredi, amical mais ferme ») et cliquez sur Générer, ou utilisez les actions rapides :
- Au démarrage d’un fil : Rédiger l’ouverture, Rendre amical, Rendre ferme
- En réponse : Rédiger la réponse, Adoucir le ton, Raccourcir
L’IA utilise l’objet, le destinataire, la priorité et (pour les réponses) le contexte récent de la conversation pour produire un brouillon. Le brouillon est inséré dans la zone de message pour que vous le relisiez et le modifiiez — rien n’est envoyé tant que vous n’avez pas cliqué sur Envoyer ou Répondre.
L’assistant IA réécrit ce qui se trouve déjà dans la zone de message lorsque vous utilisez Adoucir le ton, Raccourcir, Rendre amical ou Rendre ferme — vous pouvez donc rédiger des notes brutes vous-même et laisser l’IA les polir.
Traiter un fil
Ouvrez un fil depuis la boîte de réception pour voir la conversation complète. Les messages du personnel apparaissent à droite ; ceux des résidents, à gauche.
Répondre
Rédigez votre réponse et choisissez sa visibilité avant d’envoyer :
- Visible pour le résident — le défaut. Le résident la voit dans son portail et reçoit un courriel.
- Note interne — visible seulement pour le personnel. Utilisez-la pour un contexte privé, des notes de passation ou des décisions. Les notes internes portent un badge Interne et ne sont jamais envoyées par courriel au résident.
Statut, priorité et attribution du fil
En haut d’un fil ouvert, vous pouvez mettre à jour :
| Champ | Options |
|---|---|
| Statut | Ouverte, En attente, Résolue, Archivée |
| Priorité | Faible, Normale, Élevée, Urgente |
| Attribué à | Tout propriétaire ou gestionnaire, ou Non attribué |
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer. Attribuer les fils maintient la tuile Non attribuées à zéro et rend clair qui possède chaque conversation.
Types de fil
Les fils sont étiquetés selon la façon dont ils ont commencé :
- Direct — démarré par le personnel ou par un résident depuis sa page Messages
- Entretien — lié à une demande d’entretien ; la demande connexe apparaît comme badge source sur le fil
- Suivi d’annonce — un résident a posé une question sur une annonce ; l’annonce apparaît comme badge source
- Système — mises à jour automatisées
Audit de livraison
Chaque message sortant est livré par courriel aux participants du fil. Le panneau Audit de livraison au bas d’un fil liste chaque destinataire avec un statut de livraison (en file, envoyé, livré, rebondi ou échoué) et le message d’erreur si quelque chose a mal tourné.
Les livraisons rebondies ou échouées apparaissent aussi comme le badge rouge Livraison dans la boîte de réception et la tuile Problèmes de livraison — utilisez le filtre À traiter pour les trouver et les corriger (souvent une adresse courriel erronée ou inactive sur le compte du résident).
Bonnes pratiques
- Attribuez chaque fil : un fil non attribué est un fil auquel personne ne répond
- Utilisez les notes internes pour le contexte : gardez l’historique visible au résident propre et professionnel
- Surveillez la tuile Problèmes de livraison : un courriel rebondi signifie que le résident n’a jamais vu votre réponse
- Résolvez, ne supprimez pas : marquez les conversations terminées Résolue pour que l’historique reste disponible
- Laissez l’IA rédiger, mais relisez toujours : l’assistant produit un point de départ, pas une réponse finale